Immobilier : les documents à fournir avec le bail pour la mise en location

En tant que propriétaire, vous devez annexer au bail de location un certain nombre de documents obligatoires, et des documents facultatifs. Ces annexes au bail ont pour objectif de protéger aussi bien les intérêts du bailleur que du locataire. Zoom sur les documents à fournir pour la mise en location d’un logement, vide ou meublé.

Les diagnostics immobiliers à fournir pour la mise en location

Le dossier de diagnostics techniques (DDT) est à fournir au locataire obligatoirement et ce quel que soit le type de location (vide, meublée, colocation, bail mobilité…). Réalisés par un diagnostiqueur certifié, ces documents vous sont également remis lors de l’achat du logement.

Ainsi, selon la date de construction, le type de logement et la situation géographique, vous devez transmettre au locataire les diagnostics suivants :

Diagnostic de performance énergétique (DPE) : le DPE fait désormais partie des critères de décence imposés par la loi de 89 pour mettre à la location un bien. Pour rappel, ce diagnostic permet de donner une estimation de la consommation moyenne d’un logement et d’en connaître la performance énergétique. À noter que les biens immobiliers considérés comme des passoires thermiques seront progressivement interdits à la location. En tant que bailleurs, vous devez mentionner les informations du DPE sur l’annonce de mise en location.
Le constat de risque d’exposition au plomb (CREP) : le diagnostic permet de détecter la présence ou non de plomb dans le logement afin de prévenir les risques de saturnisme et de noter l’état de dégradation du bien immobilier. Le CREP concerne uniquement les logements construits avant le 1er janvier 1949.
L’état des risques : modifié par le décret du 29 avril 2024, le diagnostic permet d’informer des risques auxquels le logement est exposé comme les risques naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon et incendie… La liste des communes concernées est fixée par arrêté préfectoral. Vous pouvez obtenir les informations concernant l’état des risques sur le site Géorisques.
Le diagnostic électrique et/ou gaz : ce document est à fournir si l’installation électrique et/ou gaz a plus de 15 ans ou si le dernier certificat de conformité a plus de 15 ans.
Le diagnostic bruit ou État des nuisances sonores aériennes : il s’agit d’un formulaire à remplir si le logement est situé dans une zone d’exposition au bruit d’aéroport. Vous pouvez consulter le plan d’exposition au bruit sur le site du Géoportail de l’institut national de l’information géographique et forestière (I.G.N). Comme son nom l’indique, le diagnostic bruit permet d’informer le locataire de l’existence de nuisances sonores aériennes.

Les diagnostics facultatifs mais conseillés

Le diagnostic amiante : il doit être réalisé uniquement sur les logements construits ou dont le permis de construire a été délivré avant le 1er juillet 1997. Ce diagnostic n’est pas obligatoirement annexé au bail de location, mais il doit être tenu à disposition du locataire.
La surface habitable loi Boutin : le calcul de la superficie loi Boutin diffère de la loi Carrez remise lors de la vente du bien immobilier. Ce document n’est pas obligatoire, mais conseillé. En effet, si la surface habitable est inférieure à 5% ou plus à celle indiquée dans le contrat de location, le propriétaire doit consentir une diminution de loyer au locataire qui en fait la demande.

Les risques encourus en cas de non-transmission du DDT

Un bailleur qui n’informe pas le locataire et/ou n’annexe pas les diagnostics immobiliers au bail de location s’expose aux risques suivants :

Annulation du contrat de location : le locataire qui apporte la preuve qu’il a été trompé sur la qualité du bien mis en location peut demander au bailleur la restitution des loyers et l’annulation du bail.
Diminution du loyer : si le locataire constate des défauts qui apparaissent dans les diagnostics dont il n’avait pas eu connaissance avant la signature du bail, il peut alors demander une diminution du loyer ;
Amende et sanction pénale : ne pas fournir le DDT à la mise en location constitue une faute. En ce sens, si le locataire subit un préjudice, il peut alors intenter une action en justice et demander des dommages et intérêts.

Hormis les diagnostics techniques, le bailleur ou son représentant doit également annexer d’autres documents pour la mise en location, notamment pour limiter les risques de litige par la suite.

L’état des lieux d’entrée et de sortie

L’état des lieux est un document dont les conditions de formes ont été précisées par la loi Alur du 27 mars 2014.

L’état des lieux d’entrée doit être annexé au bail de location. Il permet d’attester de l’état général du logement. Indispensable, ce document protège aussi bien les intérêts du propriétaire bailleur et du locataire. Au départ du locataire, il permet de vérifier que le logement a bien été entretenu et qu’aucune dégradation n’a été commise pendant la location.

Bon à savoir

N’hésitez pas à prendre des photos pendant l’état des lieux. Elles permettront de comparer avec plus de précision l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie. Pour être valable, elles doivent être annexées au bail, datées et signées par les deux parties.

Si vous louez un logement meublé, vous devez fournir un inventaire du mobilier et l’annexer au bail. Le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 est venu apporter des précisions sur la liste des meubles obligatoires à fournir en location meublée, à savoir :

Literie comprenant couette ou couverture ;
Dispositif d’occultation des fenêtres dans les pièces destinées à être utilisées comme chambre à coucher ;
Plaques de cuisson ;
Four ou four à micro-ondes ;
Réfrigérateur et congélateur ou, au minimum, un réfrigérateur doté d’un compartiment permettant de disposer d’une température inférieure ou égale à – 6 °C ;
Vaisselle nécessaire à la prise des repas ;
Ustensiles de cuisine ;
Table et sièges ;
Étagères de rangement ;
Luminaires ;
Matériel d’entretien ménager adapté aux caractéristiques du logement.

La notice d’information

Tout comme le DDT et l’état des lieux, la notice d’information est un document à fournir obligatoirement à la signature du bail de location de logement loué à titre de résidence principale. Ce document permet de rappeler les droits et les devoirs aussi bien du locataire que du bailleur.

Le contenu de la notice d’information est fixé par l’arrêté du 29 mai 2015 modifié par l’arrêté du 16 février 2023 afin de prendre en compte les évolutions législatives, notamment celles concernant le diagnostic de performance énergétique.

La liste des charges récupérables et réparations locatives

Que ce soit de la location vide ou meublée, le propriétaire doit fournir la liste des charges récupérables listées au décret n°87-713 du 26 août 1987. Il s’agit d’une liste exhaustive. Autrement dit, les charges qui ne sont pas indiquées ne sont pas récupérables auprès du locataire. C’est un document important permettant d’éviter les conflits lors de la régularisation des charges annuelles.

À cela s’ajoute la liste des réparations locatives. Elle définit les travaux qui doivent être pris en charge par le locataire pendant la durée de la location.

Bon à savoir

Pour les logements situés en copropriété, le bailleur ou son représentant doit remettre un extrait du règlement de copropriété, notamment la partie concernant la destination de l’immeuble, la jouissance des parties privatives et des parties communes mais aussi la quote-part du logement afin de connaître la répartition des charges liée à l’appartement.

Le permis de louer

Pour lutter contre l’habitat indigne et les marchands de sommeil, certaines communes peuvent imposer un « permis de louer » au bailleur. Le permis de louer oblige les propriétaires à mettre en location des logements conformes et respectant les critères de décence.

Ainsi le permis de louer peut prendre deux formes :

Une autorisation préalable de mise en location appelée « permis de louer » doit être demandée avant la signature du bail.
La déclaration de mise en location doit être effectuée dans un délai de quinze jours suivant la signature du bail.

L’autorisation préalable de louer ou la copie du récépissé de déclaration doit être transmise pour information au locataire et annexée au contrat de bail.

Pour savoir si votre logement est situé dans une zone concernée par le permis de louer, vous devez vous rapprocher de la mairie, ou interroger l’ADIL (agence départementale d’information sur le logement). En effet, il n’existe ni de liste officielle ni de bases de données.

Attention le permis de louer doit être renouvelé à chaque changement de locataire. En revanche, cela n’est pas nécessaire de refaire la démarche pour un avenant au bail.

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